Formålet med denne erklæringen er å informere om prinsippene for personvern ved bruk av opplysninger som vi mottar direkte eller indirekte fra våre Kunder, herunder også opplysninger som innhentes via våre nettsider.
I. Hotellets eier og samtidig behandlingsansvarlig for personopplysningene er – Anmar Sp. z o.o. 81 – 586 Gdynia, ul. Jagiełły 78, som driver næringsvirksomhet under navnet Bayjonn Hotel Sopot med forretningsadresse i Sopot, ul. Powstańców Warszawy 7, 81 – 586.
II. Den behandlingsansvarlige informerer om at de oppgitte personopplysningene vil bli behandlet i samsvar med europaparlaments- og rådsforordning (EU) 2016/679 av 27. april 2016 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger samt om oppheving av direktiv 95/46/EF (generell personvernforordning), i det følgende kalt personvernforordningen (GDPR).
III. Vi samler inn personopplysninger som er nødvendige for å foreta reservasjon av oppholdet og for å levere en helhetlig hotelltjeneste.
IV. Det er frivillig for Kunden å oppgi personopplysninger og å samtykke til behandlingen av dem, men dette er nødvendig for å gjennomføre reservasjonen av oppholdet og hotelltjenesten.
V. Vi samler inn opplysninger i forbindelse med:
– reservasjonsprosessen via nettsiden
– reservasjonsprosessen som gjennomføres personlig på hotellet, per telefon eller e-post, samt ved innsjekking av gjesten på hotellet
Vi kan også innhente opplysninger fra våre samarbeidspartnere blant bookingportaler (Booking.com, HRS, eventarrangører o.l.), dersom det er gitt samtykke til dette.
VI. Vi samler inn følgende opplysninger:
Ved reservasjon via nettsiden er det mulig å opprette en kundekonto eller å foreta en engangsreservasjon.
1. Ved opprettelse av konto på hotellets nettside fastsetter Kunden selv passordet til kontoen og oppgir følgende opplysninger:
a) Fornavn og etternavn
b) Adresse (gate, hus-/leilighetsnummer, postnummer og by)
c) Telefonnummer
d) E-postadresse
Ovennevnte opplysninger kan endres av Kunden selv etter innlogging på kontoen
– Ved engangsreservasjon via nettsiden er omfanget av opplysningene som samles inn, det samme som ved opprettelse av konto, men utvidet med bostedsland.
2. Ved reservasjoner som foretas personlig, per telefon, e-post eller chat, samt ved innsjekking av Kunden på hotellet, samles følgende opplysninger inn:
a) Fornavn og etternavn;
b) Adresse (gate, hus-/leilighetsnummer, postnummer og by);
c) Telefonnummer;
d) E-postadresse;
e) Foretakets opplysninger inkludert skattenummer NIP (ved utstedelse av mva-faktura til foretaket);
f) Registreringsnummeret til Kundens kjøretøy (ved bruk av hotellets parkering);
g) Nummeret på identitetsdokumentet.
3. Opplysninger om barn, som fornavn, etternavn, nasjonalitet og fødselsdato, samles utelukkende inn fra barnas foreldre eller verger for å fastslå barnets alder og hvilke rabatter barnet har krav på, samt for statistiske formål (rapporteringsplikt overfor det polske statistikkbyrået GUS og turistavgift).
4. Ved bruk av hotellets nettsider innhentes det automatisk tilleggsinformasjon (IP-adressen som er tildelt datamaskinen som ble brukt til å besøke hotellets nettside, internettleverandørens eksterne IP-adresse, domenenavn, nettlesertype, tidspunkt for tilgang, type operativsystem).
VII. Vi bruker de innsamlede opplysningene til følgende formål:
1. Oppfyllelse av våre forpliktelser overfor Kundene.
2. Håndtering av rombestillinger og forespørsler om overnatting:
o utarbeidelse og oppbevaring av juridisk dokumentasjon i samsvar med regnskapsstandarder.
3. Håndtering av Kundens opphold på hotellet:
o overvåking av bruken av tjenester (telefon, bar, betal-TV osv.)
o administrasjon av tilgang til rommene,
o intern administrasjon av lister over Kunder som har opptrådt upassende under oppholdet på hotellet (aggressiv og antisosial atferd, brudd på vilkårene i avtalen med hotellet, brudd på sikkerhetsreglene, tyveri, skadeverk og hærverk, betalingsproblemer).
4. Forbedring av hotellservicen, særlig:
o behandling av Kundens personopplysninger innenfor vårt markedsføringsprogram – for å gjennomføre markedsføringstiltak, promotere merkevarer og bedre forstå Kundens behov og ønsker,
o bedre tilpasning av våre produkter og tjenester til Kundenes behov,
o tilpasning av kommersielle tilbud og meldinger om kampanjer som sendes til Kunden,
o informasjon til Kunden om spesialtilbud og nye tjenester på hotellet.
5. Håndtering av kunderelasjoner før, under og etter oppholdet:
o administrasjon av lojalitetsprogrammet,
o segmentering basert på Kundens bestillingshistorikk og preferanser – for å sende Kunden tilpassede meldinger,
o utarbeidelse av statistikk og beregning av kommersielle resultater, samt rapportering,
o levering av kontekstuelle data som brukes av verktøyet for tilbudsforslag når Kunden besøker hotellets nettside eller bestiller hotellet,
o utsendelse av nyhetsbrev, kampanjer og tilbud på reiselivs- og hotelltjenester, samt kontakt med Kunden per telefon,
o behandling av forespørsler om avmelding fra abonnementer, kampanjer, reisetilbud og tilfredshetsundersøkelser,
o ivaretakelse av retten til å protestere.
6. Forbedring av hotellets tjenester, særlig:
o behandling av klager og reklamasjoner,
o tilbud til Kunden om fordeler i forbindelse med lojalitetsprogrammet.
7. Sikring og forbedring av bruken av hotellets nettsider, herunder:
o forbedring av navigasjonen,
o innføring av sikkerhetstiltak og tiltak for å forebygge svindel.
8. Sikring av at gjeldende lovbestemmelser overholdes (f.eks. når det gjelder oppbevaring av regnskapsdokumenter).
VIII. Direkte tilgang til Kundenes personopplysninger har kun autoriserte ansatte ved hotellet samt databehandlere som det er inngått egne avtaler med (underleverandører som yter tjenester for hotellet). Opplysningene kan også utleveres til instanser som har hjemmel til dette i henhold til gjeldende lovgivning.
IX. Hotel Sopot treffer egnede tekniske og organisatoriske tiltak i samsvar med gjeldende lovbestemmelser for å sikre maksimal beskyttelse av våre Kunders personopplysninger.
X. Når Kunden oppgir kredittkortopplysninger til oss ved reservasjon, blir Kunden videresendt til nettsiden til innløseren av betalingskort, som sørger for sikkerheten ved transaksjonen.
XI. Kundene til Bayjonn Hotel Sopot har rett til innsyn i opplysningene og til å få dem rettet, rett til dataportabilitet samt rett til å motta en kopi av personopplysningene som behandles av hotellet. Videre har de rett til når som helst å trekke tilbake et gitt samtykke, kreve begrensning av behandlingen og sletting av opplysningene, samt rett til å bli glemt når personopplysninger behandles for markedsføringsformål.
XII. Opplysninger som samles inn for å yte hotelltjenester, vil bli behandlet i en periode på 6 år, og opplysninger som samles inn på grunnlag av samtykke, inntil samtykket trekkes tilbake.
XIII. Opplysninger fra kameraovervåking slettes senest 30 dager etter at de ble registrert.
XIV. Dersom du mener at personopplysninger behandles i strid med loven, har du rett til å klage til lederen av det polske datatilsynet (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, PUODO).
XV. Personen som er ansvarlig for personvern, kan kontaktes på hotellets adresse eller via e-postadressen marketing@bayjonnhotel.pl.
XVI. Retningslinjer for informasjonskapsler (cookies):
Den behandlingsansvarlige innhenter informasjon om brukerne og deres atferd på følgende måte:
o gjennom informasjon som frivillig legges inn i skjemaet,
o gjennom innsamling av informasjonskapsler (cookies)
Ved første besøk på nettsiden til Hotel Sopot blir brukeren informert om bruken av informasjonskapsler. Ved å bli værende på nettsiden aksepterer brukeren bruken av vanlige informasjonskapsler på nettsiden. Dersom brukeren ikke endrer innstillingene i nettleseren sin, anses dette som samtykke til bruk av informasjonskapsler.
Installasjon av informasjonskapsler er nødvendig for at tjenestene på Nettstedet skal kunne leveres korrekt. Informasjonskapslene inneholder informasjon som er nødvendig for at nettsiden skal fungere korrekt, særlig de delene som krever autorisasjon. Brukeren kan når som helst endre innstillingene i nettleseren sin slik at informasjonskapsler enten aksepteres eller avvises, eller slik at brukeren varsles når slike filer plasseres på datamaskinen.
Nettstedet benytter følgende typer informasjonskapsler:
o øktbaserte – forblir i nettleseren til den lukkes eller til brukeren logger ut av nettsiden der de ble plassert,
o permanente – forblir i enhetens nettleser til brukeren sletter dem, eller frem til et forhåndsbestemt tidspunkt angitt i parameterne for informasjonskapselen.
XVII. Endringer i personvernerklæringen til Bayjonn Hotel Sopot
Bayjonn Hotel Sopot forbeholder seg retten til når som helst å endre, modifisere eller korrigere denne erklæringen.
Sist oppdatert: 07.03.2022
